ERP之发票处理的技巧

2020-03-23
  增值税对于跟企业各方面都是息息相关的,特别是财务处理上。但是,可惜的是除了财务部门,其他部门的人员对于增值税知之甚少。然而,对于ERP系统来说,财务模块要正常运作,需要其他部门的密切配合。若没有其他部门的配合,财务模块很难有大的作为。
  所以,其他部门也有必要对增值税有所了解,才能配合财务部门做好相关工作,不要因为增值税的原因给ERP系统留下隐患。

  一、增值税计算模式

  在ERP系统采购管理模块与销售管理模块中,增值税的计算方式有两种方式,一是按行来计算,二是按订单总金额来计算。如一张采购订单,其一共要采购三项原材料。分别是A、B、C三项物料,采购金额分为为15456.70元、21234.00元、67483.90元,则此张采购订单的总的采购金额为104174.76元。若按订单金额来计算的话,则这张采购单的增值税为17706.89元。若按行来计算增值税的话,则为2627.24元、 3609.78元、11472.26元,总共为17706.28元。可见,若按行来计算增值税金额的话,跟按订单金额来计算增值税的金额还是有区别的。可能采购部或者销售部门,会认为才这么一点差异没关心的,但是,要知道,在财务帐务处理上,是一分钱都不能差的。有时候,相差一分钱,财务人员要查个半天才能查出来。
  所以,对于这种低级的错误,用户最好能够避免,必要因为这个跟自己的部门业务无关,就无视它存在。企业要根据自己通常的计算方式,选择合理的计算方法,以防止给财务部门到时候的帐务处理带来困扰。退一万步说,其实,这也是跟采购部门密切相关的。因为若跟供应商的账核对不上的话,到时候还是要采购出面跟供应商进行核对的。

  二、价格中是否含税

  操作用户在报价或者输入相关单据的时候,要注意其采用的价格是否含税。也就是说要区分,供应商给你的价格是否包含了增值税;你报给客户的价格中是含税的还是不含税的。不同的供应商或者不同的企业,可能其报价的方式都是不一样的,用户要注意区分。
  那为什么要做如此区分呢?这主要跟财务帐务处理上及企业成本有关。我们都知道,若企业是一般纳税人企业(现在一般稍微有点规模的企业,都是一般纳税人企业),则其采购时发生大增值税都不计入存货成本中的,即最后计算企业的生产成本时,增值税金额不能计入到生产成本中去。举个例子,若企业为生产某批产品,一共采购了50万的原材料,不包含增值税。增值税是额外支付的,一共达85000元。则材料在入库时,材料成本只能算50万(不包括其它的运输费、保险费等费用),而不能算585000元。虽然企业要付给供应商这么多钱。那企业不是亏了吗?其实不亏的。根据增值税的原理,这85000元的增值税,企业可以拿来抵扣销项税额。
  在ERP系统中,价格既可以按含税价,也可以在价格中不含税。这主要看用户自己的操作习惯及与供应商、开发商协商的结果。但是,要注意的一点,就是要在ERP系统中做出正确的选择。无论你采取何种报价方式,ERP系统都是支持的,但是,前提就是你要在ERP系统中做出对应的配置,否则,就会张冠李戴,闹出笑话来的。
  不过,为了减少错误的发生,我还是建议,在供应商这边可以统一其来。因为客户那边,可能是客户说了算,所以,企业没有自己的决定权,要根据客户的意思行事。但是,在供应商这方面,企业是上帝,企业可以要求供应商报价时按照含税价或者不含税价报价。

  三、见票付款

  我在跟几个做财务的朋友私下里交流的时候,他们有时候会向我诉说他们心中的苦恼。有时候他们在增值税发票上面,企业还要看供应商等脸色行事。这是怎么一回事呢?原来供应商来请款时,因为没有发票,刚开始被企业拒绝。但是后来供应商拍胸脯保证发票一定马上开过来,采购员也在一旁说好话,财务看单据老总都签了字了,就拉不下面子,只好先把款付了再说。可是,没想到款付后,供应商发票一而再、再而三的找理由推托。财务人员催了多少次了,都没有作用。你说,遇到这种事情,每个人都懊恼的呀。

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